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干货:如何通过数字化实现物流成本线上管理?
%=D_ComeFrom%> 日期:2023/4/25 9:20:35 人气:222

本文从平台电商和卖家的角度,从5个方面,深度讲解如何做物流成本的线上化。文章比较长,放一个目录,方便大家阅读。
本文的供应链和物流成本不包括采购、营销等成本。仍然围绕供应链的三个字(进、销、存)讲物流成本如何数字化。本篇成本数字化的逻辑结构和框架,不仅适用于平台电商,也适用于自营电商和电商卖家自己,还有传统企业。



客户(卖家)画像
在做成本分析和线上化之前,首先要定义客户画像。为什么呢?因为不同类型的客户对于成本关注的重点不完全一样。
平台电商客户主要业务是B2C,有时候也是B2B2C,也有客户同时会使用到平台B2B和B2C的服务。客户画像可以按客户状态和客户规模细分。

1.客户状态
新客户:还未做电商生意但是打算要做的,更关注整体物流成本与单位商品的物流费率,即物流成本占比售价的比例。
老客户:已经电商运营了一段时间的,更关注已发生的物流成本,账单的准确性和清晰度。
B2B客户:B2B的物流成本主要是国际运输和关联成本,单独分出来是因为这类客户在运输前就关心每笔订单的物流成本,运输方式(空运、海运、陆运、铁路、空海联运)和贸易条款(FOB, CIF, EXW,FCA,CFR等)的不同,都会很大影响成本。
2.客户规模
大品牌:特别是全球定价的品牌,更关注的是物流成本对于整体P&L (profit & loss 损益)的影响,还有物流成本也会直接影响他们的全球定价策略。
中小客户:这一单或者这些商品能否赚钱,短中期是否有利润,是他们更加关注的。
代运营:很多品牌或者公司特别是跨境电商,都会在本地有代运营,代运营要定期向品牌汇报,所以他们更关注行业物流成本。

成本管理模型的系统架构

1.成本管理系统分为3大模块
生意前:成本模拟和物流策略。成本模拟主要根据商品属性、物流要素、成本要素,看各种品类、SKU等物流成本占比。物流策略指的是要选择何种物流模式或者链路,是B2C部分是直邮还是备货到DC/CDC/RDC; B2B部分是要走哪种运输方式哪些贸易条款?
生意中:成本模拟和账单管理。生意中依然后成本模拟,比如国际运输每走一单都要提前看物流成本,或者是有新品上架等。账单则是已经生意发生后,明确的账期、清晰和标准化的账单是很重要的。
生意后:生成商业成本分析和报告。例如,关于成本变动和趋势、总成本、单位成本、P & L的可视化报告,同时提出问题、分析成本是否健康,如果成本过高则如何降本,例如通过供应链计划运营降低爆款缺货率,就可以由空运改海运了?而对于平台来说,也可以推荐一些有竞争力的服务给客户。
2.成本管理系统的输入
要现有成本相关参数的输入,才会有成本分析的输出。这些输入大多数是系统沉淀的基础信息(客户信息,商品信息,物流信息)可以在各个系统间调用,也有一些信息是需要客户输入或者选择的,比如是想要空运还是海运,新商品SKU维度的体积重量等信息、商品定价等。
客户属性。客户规模(大中小),新老客户,品牌客户,多店铺货主,B2B, B2C等。
商品属性。行业,品类,规模,SKU,预定价;标品还是特殊品;商品ABC分层,畅销还是滞销等。
物流要素。物流模式(直邮, CDC,, RDC),货品通关信息,体积,重量;运输方式,进,销,存;贸易方式,始发地,目的地等。
成本要素。税(其实不属于供应链和物流成本,但是平台电商的税都是代收代缴,也会在供应链和物流部门一起看),仓储费,配送费,操作费,运输费,逆向,调拨等。
生意前:如何做成本模拟
成本模拟不是一件简单的事情,如果做出来不太准的话,那就不如不做。同时,成本模拟线上化的前提,一定是线下已经有一套精准的计算模板,这个模板应用成熟后再搬到线上。
线上成本模拟做得较好的是Flexport, 在几年前就对国际运输推出了使用服务前的成本预估。

那么就以跨境出口电商为例(因为这是最复杂的。如果跨境出口成本模拟会做了,其它也就简单了),如何做成本模拟呢?
列出所有影响成本的参数:也就是前面说的“成本管理系统的输入”中的参数:商品属性,物流要素,成本要素中的每一个参数。
确认参数性质:
输入或选择参数,需要手动输入或者可以下拉选择的:类目,运输方式,贸易方式,始发地,目的地,商品体积,商品重量,后台不含税定价。
计算参数,通过“输入参数”作为链接载体,维护好源数据后,则可公式计算或者系统自动计算:申报价格,商品size分类,各种税率。
成本模拟结果参数,不同物流链路下的总物流成本和物流费率。
做好成本模拟页面展示页面。
收集“计算参数”中对应的信息或者价格/成本,作为源数据定期维护。同时与成本模拟展示页面打通,用于计算。主要有哪些源数据需要维护呢:
国际运输相关的:运费/港杂费/清关费/提货费等,始发地、目的地不同、运输方式不同、贸易方式不同,费用都会不同。
末端配送费:不同重量/体积,不同线路对应的快递费用。
类目对应的各种税率(直邮进口税率,海外仓的进口税率、所得税、增值税、预提税)
仓储费,市场一般都按XX/立方米/天的方式收取。
操作费,市场一般按照商品size即 超大/大/中/小件收取。
逆向物流相关,逆向物流相关费用,分品类的平均退货比例。
当有商品要进行成本模拟时,手动输入或者“输入参数”中的信息,便会自动计算。
具体模拟过程和模板可以再参考下图(正向成本,不含逆向,例如退货等引起的物流成本)。数字化要做的则是把这些数据和信息在系统呈现。


生意中:如何做账单管理
进入常规的生意流水后,定期和清晰的账单是很重要的。因为账单不清晰而丢掉客户的情况也时常发生。特别是客户多了,同一个客户也进行多项业务合作,同时有B2B和B2C业务的时候,那么就很容易出现账单不清晰,账期混乱的情况。
好的账单需要从3个方面入手,分别是收费项目、对账流程、账期。数字化要做的就是在系统上有一个清晰的呈现。
1.收费项目名称要做到上下游统一
收费项目名称清楚简洁,同时供应商端和客户端要统一名称,这样对账容易。当有多个业务同时进行时,很多收费是很复杂的,经常出现同一个收费项目经常在账单上出现的名字都不一样,供应商的账单和给客户账单也五花八门,根本无法对账。
可以把收费项目分三级:
一级费用项:服务大项。比如说国际运输算一个一级项目。
二级费用项:可以分为三类,标准费用(只要使用了服务就一定会有);增值费用(固定费用外,客户主动要求的增值服务产生的费用);实报实销费用(不在报价范围内,第三方收取的费用,不一定会发生,但是发生了一定有凭证)
三级费用项:比二级更加明细。比如标准费用中的海运费、空运费、清关费;增值费用中的打托费、拆托费、贴标费、贴箱唛费;实报实销费用中的查验费、码头称重费等。
以国际运输举例:

这些分类清楚后,线上化也就比较简单了,把这些都收费项目进行配置,供应商上传账单和卖家确认/发起异议时,只要相应勾选就好了。
2.对账流程和对账周期要固定
平台电商对客户的扣费模式有3种:
第1种,订单产生时扣费。包括订单操作费、末端配送费。这些订单每天都会发生,并且每天可能多的时候几万单。但这部分比较好处理,
第2种,按时间段扣费。比如仓储费是按每月结算的。
第3种,订单产生后一段时间才扣费。包括运输相关的费用,这个对账的时间可能会拉比较长,因为B2B的订单比较零散可能一个月几单多的可能也有几十几百单,同时很多实报实销的费用收费凭证需要几十天才能出来。
第1种和第2种主要是B2C订单,第3种主要是B2B订单。
如果每一种扣费模式都用不同的对账周期和流程,那么对账过程会变得很复杂,所以3种扣费下的对账流程和时间要尽量靠拢。相应的对账建议:
第1种先扣款,每笔业务实时扣款。每期对账如果与实际扣款有误,则下一期调账。
M0(当月)5号前出M-1(上月)的账单。
6~10号,对于账单与实际扣款有问题的,客户发起异议。
11~15 号,平台复核确认并回复客户,有问题的修改账单,无问题的则通过系统回复客户。
16~20号,客户仍然有异议的部分可以发起在线工单,平台仍然保持调账口子但是不再无限对账。
20号关闭对账,并给客户开形式发票。
21~25,对于客户仍有异议的账单,客服判责并形成结论,对于确实有错误的,30号财务调整金额,并将调整的金额放入M1账单,多扣费的返还客户,少扣费的则补扣。并进入下一个对账周期。
第2种,可以先扣款再对账,有异议则下月调账,也可以先对账后扣款。如果是比较有规律的建议先扣款再对账。时间节奏同第1种保持一致。
第3种,也可以固定时间,按月来结算的,但是就没法像1和2那样快了,5号就能开始。因为有些实报实销的费用和凭证没有那么快出来,有的需要等挺久。这就要和上游合作伙伴确认好可以把一单完整的费用传完的时间,比如说国际运费相关一些费用的可能一般要15-45天。那么M0的15号之前供应商上传所有对账明细和凭证。流程同第1种和第2种,区别在于:先收款再对账 vs. 先对账再收款,还有4个时间点:
传账单时间:M0的1~5号 vs. M0的1~15号;
对账时间:M0的6~10号 vs. M0的16~20号;
收到客户付款时间:M0的5号 vs. M1的10号;
向供应商付款时间:M0的30号 vs. M2的10号;



3.收款和付款账期要有时间差,不能垫钱
账期有客户的账期和供应商的账期,是指:从业务发生到收到客户付款的时间;从业务发生到给供应商付款的时间。
收到客户付款的时间肯定要早于给供应商付款的时间,不然就会收支不平衡,现金流就减少了。账期在以上第2部分的对账周期和流程图中已经体现了。
第1和第2类型的业务下,实时或者M0的5号收到客户M-1的付款,收款周期是0~35天 vs.对账完成后M0的30号给供应商M-1的款项,付款周期30~60天。收款周期对比付款周期短了25~30天。
第3类业务下,M1的10号收到客户M-1的付款,收款周期是40天 vs. 对账完成后M2的10号给供应商M-1的款项,付款周期70天。收款周期对比付款周期短了30天。
4.系统如何呈现对账
理清楚收费项目名称,把相应的信息搬到线上。对于对账流程和账期,系统上卡住时间点,到点给客户和供应商发notice,特别是要提前发扣款通知让客户在账户里提前准备好资金,异常流程也在系统流转。
在系统对账的呈现上,需要有:
费用一览和按订单的费用详情,可以点击每个订单进入详情页查看。
筛选项:一级和二级费用筛选项、业务创建时间、费用事件创建时间。
汇总和详情:全部账单、已确认账单、未确认账单、异议中账单、异议完结待确认账单。

备注:系统账单呈现,作者用excel表格模拟生成
生意后:如何做成本分析和应用
成本分析,对实际产生的成本进行汇总和明细的分析,看趋势和变化等,可以应用各种图形和图标进行呈现。成本应用,根据成本分析的结果提出问题,优化成本结构,降低物流成本,或者进行商品定价。
分别说几个重要的输出吧。
1.成本分析
物流费率。物流成本占比售价的百分比。这个合理的百分比是多少,并没有一个绝对的值。比如同样体积重量的商品,高端的美妆占比就很少,而售价较低的食品可能物流费用就比较高了。主要看加进了物流费用了,是否仍然有利润或者是划算的。
成本分布。哪些成本占了大头?比如小件的仓储费便宜但是操作费占比可能较高;而大件则仓储费高。
成本趋势。整体成本变化,物流费率的变化,进而分析变化的原因。比如国家运费成本趋势上升是由于本身市场价格上涨了,还是因为运输方式变了?
行业成本。分行业的平均物流成本,进、销、存的不同成本在行业间的区别,有哪些卖家是低于或者高于行业平均成本的,原因是什么?
2.成本应用
贸易条款。FOB, EXW, CIF, FCA等等都会影响成本。如果需要提前较长一段时间订舱,在不确定性较多,特别是物流费用看涨的情况下,那么FOB条款对卖家有利而对买家不利。
选品策略。例如,售价便宜的中大件受物流费用影响较大,从而影响到备货模式,对于中小卖家是需要特别注意的。
定价策略。对于中小卖家来说,物流成本会直接影响定价。如果物流成本上升,售价也要提升,从而可能会导致商品缺少竞争力。
Global pricing strategy. 这个使用于国际大品牌,因为有些品牌是全球定价的,物流成本会影响到天猫的定价策略。
未使用服务推荐。这是同时面向行业和客户的。对于平台来说,根据成本分析,可以推荐给客户一些更有竞争力的服务;而对于客户来说,通过使用这些服务是否可以降低物流成本。
补货策略。如果经常使用空运物流成本上升,那么就要平衡海运与空运时间差内库存的成本,是否可以多备一些库存来减少运输成本。





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